*Register- och dataskyddsbeskrivning i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (EU 2016/679)

 

Registeransvarig

NOVITA OY

Murbacksgatan 2 A

00210 Helsingfors

FO-nummer: 0112428-3                                                             

Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Merja Berg / lankapalvelu(@)novita.fi

Registrets namn

Kundregister

Ändamål med behandlingen av personuppgifter och rätt att behandla uppgifter

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter i registret är att erbjuda Novitas tjänster till Novitas kunder. Personuppgifter kan inom de gränser som fastställs i EU:s dataskyddsförordning och personuppgiftslagen behandlas för att sköta, administrera, utveckla och analysera en relation som bygger på en kundrelation och saklig anknytning (inklusive riktade service-, kommunikations-, marknadsförings-, förfrågnings- och statistikföringsåtgärder och andra motsvarande åtgärder samt nödvändiga verifierings- och datasäkerhetsåtgärder) och dessutom för att sköta eventuella lagstadgade förpliktelser. Därutöver kan Novita använda personuppgifter för att rikta försäljning och marknadsföring på ett individualiserat sätt eller för övrig digital marknadsföring.

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på att webbtjänstens användare godkänner att personuppgifterna behandlas. I andra fall är behandlingen berättigad, eftersom webbtjänstens användare frivilligt har angett sina personuppgifter i webbtjänsten för att kunna använda Novitas tjänster.

Registrets datainnehåll

Registret innehåller personuppgifter som kunden har registrerat samt uppgifter som skapats i tjänsten på kundens begäran eller med kundens samtycke. I regel behandlas följande personuppgifter om en användare som registrerat sig i tjänsten:

Användarnamn som används i tjänsten
E-postadress
Användarens profilbild
Fullständigt namn
Kort personbeskrivning
Födelsedatum
Telefonnummer

Systemet lägger till identifieringskoder för användaren och uppgifter om användarens samtycke till behandling av hans eller hennes personuppgifter. Systemet behandlar också länkar till användarens konton i sociala medier på begäran av användaren.

Användaren kan om han eller hon så önskar införa innehåll som användaren producerat i tjänstens användargemenskap samt kommentera andra användares innehåll och bedöma det. Allt innehåll som införs i tjänsten är Novitas egendom och innehållet förblir tillgängligt för andra användare även efter att den som producerat innehållet lämnat tjänsten. När den som producerat innehållet lämnat tjänsten anges innehållets upphovsman som ”anonym”.

Information om alla behandlade personuppgifter, grunderna för behandlingen av uppgifterna, lagringsplatsen, vidarebefordring, behandlingsrättigheter och godkännande av behandling finns i en bilaga som kan begäras av Novitas kontaktperson som nämns i punkt 2.

Regelrätt utlämnande av uppgifter

Uppgifter kan utlämnas till Novitas tjänsteleverantörer för lagring och uppdatering av uppgifter, debitering av avgifter eller tillhandahållande av tjänster som kunden beställt. Uppgifter kan också utlämnas till myndigheterna för fullgörande av lagstadgade skyldigheter eller om en myndighet begär uppgifter. I samband med förbättring eller korrigering av tjänsten kan Novita dessutom begära assistans av sakkunniga som omfattas av underhållsavtal och tystnadsplikt. Vid behov ges dessa sakkunniga åtkomst till kunduppgifterna i tjänsten. En kopia av tjänsten kan göras av kvalitetssäkringsskäl för utvecklings- och underhållsändamål. Då innehåller kopian personuppgifterna om tjänstens användare.

Överföring av uppgifter till parter utanför EU eller EES

Uppgifter utlämnas inte till parter utanför EU eller EES.

Principer för skyddande av registret

Registret lagras i regel inte i form av pappersutskrifter, utan kunduppgifterna lagras elektroniskt i antingen Novitas eller tjänsteleverantörernas datacenter. Kundregistret behandlas konfidentiellt. Åtkomsten till kundregistret är begränsad så att registret används endast av Novitas anställda och underleverantörer som är bundna av ett sekretessavtal och för vilkas arbetsuppgifter det är nödvändigt att använda registret.

Registret har på vederbörligt, informationssäkert sätt skyddats från utomstående såväl med brandmurar som genom andra tekniska och organisatoriska skyddsmetoder. Observera dock att ingen tjänst som tillhandahålls via internet är helt informationssäker.

Den registrerades rättigheter

Novita garanterar de registrerade alla lagstadgade rättigheter som gäller behandlingen av personuppgifter. Sådana rättigheter är i synnerhet rätten till information, rätten att få sina uppgifter korrigerade och överförda, rätten att få sina uppgifter raderade (rätten att bli bortglömd), och rätten till begränsad behandling.

Den registrerades rätt att få sina uppgifter raderade är inte undantagslös. Novita kan låta bli att radera uppgifter om behandlingen av uppgifterna är nödvändig till exempel för att fullgöra en lagstadgad skyldighet, verifiera en avtalsförpliktelse, möjliggöra riktad information om eventuella säkerhetsrisker eller med anledning av någon annan motsvarande grund för berättigande. Novita behandlar dock inte aktivt personuppgifter om den registrerade förbjuder det.

Om den registrerade önskar utöva sina lagstadgade rättigheter ska den registrerade styrka sin identitet och framställa sin begäran skriftligt till Novita. Kontaktuppgifterna framgår av punkt 1 ovan. (Registeransvarig). Den registrerade är medveten om att begränsning eller fullständig radering av personuppgifterna leder till begränsat tillhandahållande av tjänster eller till att inga tjänster alls kan tillhandahållas.

Uppgifternas lagringstid

Kunduppgifter lagras under den tid kundförhållandet gäller. Kunduppgifterna raderas när kunden i fråga inte har loggat in i webbtjänsten på tre år. Om det är nödvändigt att lagra uppgifter för att fullgöra lagstadgade skyldigheter (t.ex. skyldigheter med anknytning till bokföring), är lagringstiden 10 år eller någon annan tidsperiod som uttryckligen fastställs i lagstiftningen. I stället för att radera uppgifterna kan Novita också välja att anonymisera dem. Då blir vissa uppgifter kvar i tjänsten, till exempel innehåll som användarna infört i webbtjänstens användargemenskap, men alla länkar till personen med anknytning till uppgifterna tas bort.

Ändringar

Novita utreder och bedömer regelbundet användningen av kunduppgifterna som en del av verksamhetsutvecklingen samt eventuella ändringar i lagstiftningen. Novita har rätt att ensidigt ändra denna dataskyddsbeskrivning efter att i förväg ha informerat om ändringarna på ändamålsenligt sätt, eller genom att informera om ändringarna när användaren loggar in i tjänsten eller registrerar uppgifter i tjänsten. I sådana fall kan det hända att Novita ber användaren godkänna nya användarvillkor.