*EU:n tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste

 1. Rekisterinpitäjä

NOVITA OY

Kiviaidankatu 2 A

00210 Helsinki

Y-tunnus: 0112428-3                                                                                          

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Merja Berg / lankapalvelu(@)novita.fi

3. Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeutus

Rekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tarjota Novitan palveluita sen asiakkaille. Henkilötietoja voidaan käsitellä EU:n tietosuoja-asetuksen ja henkilötietolain sallimissa rajoissa asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen, hallinnointiin, kehittämiseen, analysointiin (mukaan lukien kohdennetut palvelu-, viestintä-, markkinointi-, kysely-, tilastointi- ja muut vastaavat toimenpiteet sekä tarvittavat todentamis- ja tietoturvatoimenpiteet), ja lisäksi mahdollisten lain mukaisten velvoitteiden hoitamiseen. Lisäksi Novita voi käyttää henkilötietoja myynnin ja markkinoinnin kohdentamiseen yksilöidyllä tavalla, tai muuhun digitaaliseen markkinointiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu verkkopalvelun käyttäjän henkilötietojen käsittelyn hyväksyntään. Muissa tapauksissa käsittely on oikeutettu, koska verkkopalvelun käyttäjä on vapaaehtoisesti syöttänyt palveluun henkilötietonsa voidakseen käyttää Novitan palveluja.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää asiakkaan syöttämiä henkilötietoja, sekä tämän pyynnöstä tai suostumuksella luotuja tietoja palvelussa. Palvelun rekisteröitynä käyttäjänä seuraavia henkilötietoja yleensä käsitellään:

  • Palvelun sisäinen kutsumanimi
  • Sähköpostiosoite
  • Käyttäjän profiilikuva
  • Koko nimi
  • Lyhyt henkilökuvausteksti
  • Syntymäpäivämäärä
  • Puhelinnumero

Järjestelmä lisää käyttäjästä tunnistekoodeja, sekä tietoja käyttäjän suostumuksesta käsitellä hänen henkilötietojaan. Järjestelmä käsittelee myös linkityksiä käyttäjän sosiaalisten medioiden tileihin käyttäjän pyynnöstä.

Käyttäjä voi halutessaan syöttää tuottamaansa sisältöä palvelun yhteisö-osioon, kommentoida muiden käyttäjien sisältöä, ja myös arvostella sitä. Kaikki palveluun syötety sisältö on Novitan omaisuutta, ja se pysyy muiden käyttäjien käytettävissä myös sen jälkeen kun sisällön tuottaja on poistunut palvelusta. Sisällön alkuperä näytetään nimimerkillä ’nimetön’, kun sisällön tuottaja on poistunut palvelusta.

Kaikki käsitellyt henkilötiedot, niiden käsittelyn perustelut, säilytyspaikka, säilytysaika, edelleenjakelu, käsittelyoikeudet ja käsittelyn hyväksynnät löytyy liitteestä, jota voi pyytää Novitan yllä kohdassa 2. mainitulta yhteyshenkilöltä.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa Novitan palveluntarjoajille tietojen säilyttämistä ja ylläpitoa, maksujen perimistä tai asiakkaan tilaamien palveluiden suorittamista varten. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseksi tai mikäli viranomainen tietoja pyytää. Lisäksi palvelun parantamisen tai korjaamisen yhteydessä ylläpitosopimuksen ja salassapitovelvollisuuden alaisia asiantuntijoita saatetaan pyytää avuksi, jolloin näille tarpeen vaatiessa annetaan pääsy palvelun asiakastietoihin. Palvelusta saatetaan tehdä kopio sisältäen palvelun käyttäjien henkilötiedot laadunvarmistussyistä kehitys- ja ylläpitotarkoituksia varten.

7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä ei pääosin säilytetä paperitulosteena, vaan asiakastiedot ovat sähköisinä tallenteina joko Novitan tai sen palveluntarjoajien konesaleissa. Asiakasrekisteriä käsitellään luottamuksellisesti. Asiakasrekisteriin pääsyä on rajoitettu siten, että rekisteriä käyttävät ainoastaan Novitan työntekijät ja alihankkijat, joita sitoo salassapitosopimus, ja joiden työtehtävien kannalta rekisterin käyttö on tarpeen.

Rekisteri on asianmukaisella, tietoturvallisella tavalla suojattu ulkopuolisilta niin palomuurein kuin muillakin teknisillä ja organisatorisilla suojakeinoilla. Huomioithan kuitenkin, että mikään internetin kautta tarjottu palvelu ei ole täysin tietoturvallinen.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Novita takaa rekisteröidyille kaikki heille lain mukaan kuuluvat oikeudet henkilötietonsa käsittelyn suhteen. Näitä ovat erityisesti tiedonsaantioikeus, tarkastusoikeus, oikeus saada tietonsa korjatuiksi ja siirretyksi, oikeus saada tietonsa poistetuksi (tulla unohdetuksi), ja käsittelyn rajoitus oikeus.

Rekisteröidyn oikeus saada tietonsa poistetuksi ei ole poikkeukseton. Novita voi olla poistamatta tietoja, mikäli niiden käsittely on tarpeen esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, sopimusvelvoitteen todentamiseksi, mahdollisista turvallisuusriskeistä kohdistetun tiedottamisen mahdollistamiseksi, tai muun vastaavan oikeutusperusteen johdosta. Novita ei kuitenkaan aktiivisesti käsittele henkilötietoja, mikäli rekisteröity sen kieltää.

Mikäli rekisteröity haluaa käyttää hänelle lailla annettuja oikeuksiaan, rekisteröidyn tulee todistaa henkilöllisyytensä ja esittää pyyntönsä Novita:lle kirjallisesti. Yhteystiedot ilmenevät yllä kohdasta 1. (Rekisterinpitäjä). Rekisteröity tiedostaa, että mikäli hänen henkilötietonsa käsittelyä rajoitetaan tai ne poistetaan kokonaan, se rajoittaa palveluiden tarjoamista tai voi estää sen kokonaan.

10. Tietojen säilytysaika

Asiakastietoja säilytetään asiakassuhteen olemassaolon ajan. Asiakastiedot poistetaan, kun kyseinen asiakas ei ole kirjautunut verkkopalveluun kolmeen vuoteen. Mikäli tietoja on tarpeen säilyttää lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi (esim. kirjanpitoon liittyvät velvollisuudet), säilytysaika on 10 vuotta tai laissa nimenomaisesti säädetty muu aika. Poistamisen sijasta Novita voi vaihtoehtoisesti valita myös tietojen anonymisoinnin, jolloin jotkut tiedot, kuten käyttäjien syöttämät sisällöt verkkopalvelun yhteisö-osioon, jäävät palveluun, mutta kaikki linkitykset tietoon liittyvään henkilöön poistetaan.

11. Muutokset

Novita selvittää ja arvioi asiakastietojen käyttöä säännöllisesti osana sen liiketoiminnan kehitystä ja mahdollisia muutoksia lainsäädännössä. Novitalla on oikeus yksipuolisesti muuttaa tätä tietosuojaselostetta tiedottamalla asiasta etukäteen tarkoituksenmukaisella tavalla, tai tiedottamalla asiasta käyttäjän kirjautuessa palveluun tai syöttäessä tietoja palveluun. Tällöin Novita saattaa pyytää uusien käyttöehtojen hyväksyntää.

12. Evästeet

Novita käyttää palvelussaan evästeitä (cookies) käyttäjiensä tunnistamattomaan seurantaan voidakseen palvella näitä paremmin. Eväste on pieni määrä dataa, mitä selain tallentaa laittelle, jolla nettiselain toimii. Nämä evästeet eivät sisällä mitään henkilötietoa, vaan ovat ainoastaan tämän selaimen tunniste seurannan palvelussa, jolla palvelu on tallentanut tämän selaimen selaushistoriatietoja. Jos olet nettiselaimesi asetuksissa estänyt evästeiden käytön, et voi hyötyä lisäpalveluista, jotka käyttävät tietoa tämän palvelun aiemmasta käytöstäsi. Jos tyhjennät selaimesi historiatiedot, kaikki evästeet poistetaan, ja samalla poistuu evästeitä käyttävien palveluiden seurantamahdollisuudet. Lisätietoja evästeistä saat esimerkiksi seuraavasta linkistä: http://www.allaboutcookies.org/.

13. Seurantapalvelut

Novita käyttää palvelussaan verkkoliikenteen seurantapalveluja (trackers) palvelun käyttäjien laskentaan ja vastaavien tilastotietojen keräykseen. Nämä seurantapalvelut ovat yleensä evästepohjaisia (lisätietoja Evästeet-kappaleessa) eivätkä siten sisällä henkilötietoja. Novita haluaa kuitenkin avoimesti ilmoittaa seurantapalveluiden käytöstä, koska monet seurantapalvelut sijaitsevat EU:n ulkopuolella, eikä näiden palveluiden täydellistä kuvausta ole saatavissa. Novita käyttää näitä seurantapalveluita, koska näiden dokumentaatioiden mukaan ne eivät sisällä GDPR:n tai muun henkiötietolainsäädännön vastaista toiminnallisuutta.

Novitan palvelussa käytetään seuraavia seurantapalveluita:

  • DoubleClick
  • Typekit by Adobe
  • Google Tag Manager
  • Google Analytics
  • New Relic
  • GA Audiences
  • Twitter Button
  • Pinterest
  • Twitter Syndication